ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

Electronic Data Interchange (EDI): Pengaruhnya Terhadap Strategi Pencapaian Keunggulan Kompetitif

PENDAHULUAN

Dunia bisnis yang semakin kompetitif, teknologi informasi yang semakin canggih, menuntut suatu perusahaan untuk senantiasa dapat menciptakan adanya suatu pembaharuan (inovasi) atau strategi-strategi tertentu yang harus dilakukan. Salah satu tujuan adanya inovasi dan penentuan strategi yang harus dilakukan dimaksudkan agar perusahaan dapat berperan didalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dengan harapan memperoleh suatu keunggulan kompetitif dibandingkan dengan para pelaku yang lain atau paling tidak dapat bertahan pada kondisi yang menguntungkan. Namun bagi perusahaan yang tidak dapat ambil bagian atau mengantisipasi terhadap kondisi persaingan yang semakin ketat tersebut, maka dapat dipastikan secara perlahan tapi pasti perusahaan tersebut akan gulung tikar atau akan menghadapi suatu kehancuran.

Guna mengantisipasi kondisi yang kompetitif ini, salah satustrategi yang harus diambil adalah meningkatkan kemampuan didalam memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Hal ini harus dilakukan karena sebagaimana kita ketahui, salah satu pemicu timbulnya persaingan yang ketat adalah teknologi informasi yang semakin canggih dan komunikasi yang senantiasa mengikuti perubahannya dan diantara keduanya saling berkaitan. Salah satu teknologi informasi yang cukup relevan untuk mengantisipasi kondisi yang semakin kompetitif adalah penggunaan Electronic Data Interchange (EDI) yaitu salah satu teknologi informasi yang menghubungkan antara satu komputer dengan komputer lain yang memberikan informasi bisnis dalam bentuk format yang terstruktur, dan dilakukan oleh para partner bisnis.

Tulisan ini akan ditekankan pada pembahasan mengenai pengaruh EDIterhadap strategi yang dilakukan perusahaan untuk mencapai keunggulan kompetitif. Guna memberikan uraian yang lebih jelas, penyajian dalam tulisan ini akan dikelompokkan dalam beberapa bagian yaitu pertama akan menyajikan sekilas tentang EDI, kedua EDI sebagai salah satu strategi, ketiga EDI dan keunggulan kompetitif, dan keempat kendala-kendala yang dihadapi implementas

Sekilas Tentang Electronic Data Interchange (EDI)

Ferguson et al (1990) mendefinisikan EDI sebagai pertukaran informasi bisnis secara elektronik dari komputer ke komputer, dalam format terstruktur, dan dilakukan diantara partner bisnis. Selain itu (Laudon, 1991) mengemukakan bahwa EDI sebagai cara komunikasi atau pertukaran transaksi bisnis standar diantara dua pihak atau lebih dengan menggunakan media komputer di satu pihak ke komputer lain pada pihak lain. Dengan kata lain pengertian dari EDI adalah penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain secara elektronik dengan menggunakan media komputer sebagai sarana penghubung diantara kedua partner bisnis. Pihak-pihak yang terlibat dalam EDI ini, bisa antara induk perusahaan dengan anak perusahaan, penjual dengan pembeli, atau satu bagian dengan bagian lain, baik dalam konteks nasional maupun internasional. Dengan adanya EDI sebagai salah satu teknologi informasi, proses transaksi yang dilakukan kedua belah pihak akan semakin cepat, disamping itu formulir yang digunakan untuk transaksi semakin berkurang. Misalnya untuk transaksi jual beli, maka pembuatan formulir pesanan pembelian, faktur/invoice, dokumen pengiriman, berita pembayaran dan sebagainya dapat ditiadakan.

Untuk aplikasi dari EDI pada dasarnya dibagi dalam dua tipe yaitu pertama tipe simple system, dalam tipe ini program EDI terpisah dengan program accounting system yang ada dalam perusahaan, sehingga setiap transaksi yang dilakukan EDI tidak berpengaruh pada kegiatan atau transaksi yang sedang berlangsung pada sistem akuntansi yang dilakukan oleh intern perusahaan. Sedangkan tipe kedua adalah integrated system atau dikenal dengan istilah computer generating transactions, dalam tipe ini EDI dirangkai secara langsung dengan program accounting system atau internal computerised accounting system. Apabila EDI diaktifkan, maka secara langsung accounting system perusahaan akan aktif dengan sendirinya, suatu misal apabila ada dokumen elektronik masuk dalam network maka secara otomatis dokumen tersebut akan masuk kedalam transaksi intern perusahaan. Namun sebaliknya juga apabila internal computerised accounting system diaktifkan, secara otomatis EDI juga dapat memberikan dan menerima informasi pada pihak lain yang berhubungan dalam satu network. sebagai contoh adalah apabila internal computerised accounting system memberikan informasi bahwa posisi persediaan telah berada pada posisi titik minimal, maka secara otomatis EDI langsung melakukan proses pemesanan pembelian pada seller (penjual) yang berada dalam satu network atau seller yang telah diprogram.

Dari contoh tersebut kelihatan bahwa semakin canggihnya teknologi, maka tidak menutup kemungkinan pekerjaan yang semula dilakukan banyak personel apabila dilakukan secara manual akan dipersempit hanya dilakukan beberapa operator saja, inipun nantinya akan menjadi suatu dilema, namun bagaimanapun juga karena kondisi persaingan yang semakin ketat, maka pertimbangan cost dan benefit yang akan banyak bicara guna mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan tersebut.

Sedangkan sarana yang diperlukan untuk implementasi EDI adalah (Laudon, 1991): (1) Perangkat keras atau komputer yang harus dimiliki oleh masing-masing pihak yang akan bergabung dalam network EDI suatu transaksi bisnisnya. (2) Adanya translation software/transaction converter, yaitu perangkat lunak atau program yang tersedia yang dapat mengubah dokumen transaksi kedalam bentuk standar EDI, kemudian dikirim pada pihak lain. Dan program ini pula nantinya yang akan mengubah standar EDI kedalam bentuk dokumen transaksi yang akan diterima oleh pihak lain tersebut. (3) Mail box facilities, yaitu fasilitas atau network yang dimiliki pihak ketiga yang memungkinkan pengiriman dua transaksi antar komputer. (4) Adanya prosedur yang harus diikuti agar implementasi EDI dapat dilaksanakan dengan baik.

EDI sebagai suatu strategi

Strategi yang dikemukakan oleh Porter (1980), mengungkapkan bahwa ada dua strategi yang harus dilakukan agar perusahaan unggul didalam berkompetisi yaitu : Pertama cost leadership, didalam strategi ini perusahaan diminta untuk menekan biaya agar biaya bisa lebih rendah dibandingkan dengan perusahaan pesaing, langkah yang diambil misalnya dengan pengendalian biaya secara ketat, meminimumkan biaya tenaga kerja, menekan biaya pembelian, mengurangi biaya dokumentasi, biaya penelitian & pengembangan dan sebagainya.

Sedangkan strategi yang kedua adalah product differentiation, yaitu strategi ini dapat dicapai melalui penciptaan suatu produk yang unik bagi pelanggan.

Berkaitan dengan cost leadership, EDI merupakan salah satu strategi yang dapat digunakan. Adams (1993), mengungkapkan bahwa Pratt & Whitney Aircraft salah satu perusahaan aerospace didalam melakukan transaksi pembeliannya, sebelum menggunakan EDI biaya pembelian yang dikeluarkan untuk setiap pembelian sebesar $ 30, tetapi sejak mengimplementasikan EDI biaya pembelian dapat dikurangi hingga $ 20, selain itu pembeli dapat menghemat waktunya hingga 4 jam setiap minggu. Dari apa yang dikemukakan Adam, kelihatan bahwa EDI bisa menghemat biaya pembeliannya selain waktu yang digunakan semakin berkurang, hal ini sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Williamson (1993), yaitu untuk penyusunan rekonsiliasi bank, apabila dikerjakan dengan menggunakan manual membutuhkan waktu sekitar 20 hingga 40 menit, tetapi jika menggunakan proses komputer secara otomatis waktu yang digunakan untuk penyusunan tersebut kurang dari 5 menit atau hanya sekitar 2 atau 3 menit. Dari uraian tersebut dapat diringkas bahwa beberapa keunggulan dari penggunaan EDI diantaranya perusahaan bisa menekan biaya pembelian selain waktu yang digunakan semakin singkat atau dengan kata lain proses transaksi semakin cepat.

Keunggulan yang lain dari EDI adalah adanya penghematan penggunaan dokumentasi atau kertas yang dipakai untuk transaksi. Perusahaan yang menggunakan komputer didalam menjalankan operasionalnya masih menggunakan kertas atau dokumen didalam melaksanakan transaksi hariannya, misalnya pesanan pembelian, bukti pengiriman, faktur/invoice atau bukti-bukti yang lainnya. Disamping itu untuk melakukan transaksi dengan pihak lain masih dibutuhkan waktu dan tenaga guna mengirimkan dokumen yang berkenaan dengan transaksi tersebut kepada pihak lain, hal ini akan menimbulkan biaya dokumentasi, biaya pengiriman dan waktu pengiriman. Namun apabila perusahaan menggunakan EDI, yang mana transaksi dilakukan dari komputer ke komputer dengan menggunakan bahasa yang standar, maka penggunaan dokumentasi dapat ditiadakan atau paling tidak dikurangi, sehingga biaya dokumentasi akan berkurang pula, begitu juga biaya pengiriman akan ditiadakan dan waktu yang digunakan semakin singkat.

EDI dapat menekan kesalahan entry data dan posting transaksi. Karena program yang ada didalam EDI sudah standar dan format yang ada sudah terstruktur, maka disaat perusahaan melakukan transaksi dan entry data kedalam komputer dengan panduan yang ada, tingkat kesalahan entry data dapat dikurangi, begitu juga posting yang dilakukan kemungkinan kesalahannya kecil karena posting didalam EDI dilakukan secara otomatis. Adams (1993), mengemukakan dengan EDI kesalahan entry data dan posting transaksi dapat berkurang banyak.

EDI dan Keunggulan Kompetitif

Guna memperoleh keunggulan kompetitif, suatu perusahaan dituntut untuk senantiasa menciptakan sesuatu yang bisa meningkatkan kemampuan didalam menghadapi persaingan. Salah satu strategi untuk memenangkan persaingan tersebut adalah meningkatkan kemampuan didalam memanfaatkanteknologi informasi diantaranya yaitu EDI. Stern dan Kaufman (1985) memberikan keyakinan bahwa penggunaan EDI akan memberikan kesempatan pada perusahaan untuk memperoleh keunggulan kompetitif, hal ini bisa diwujudkan karena : (1) Penurunan order lead time, hal ini akan menyebabkan pengurangan terhadap biaya persediaan, (2) Mutu pelayanan kepada konsumen semakin tinggi, (3)Penurunan kemungkinan terjadinya out-of-stock, (4) Perbaikan mutu komunikasi untuk menyelenggarakan transaksi/janji, promosi, perubahan harga dan tersedianya informasi produk, (5) Perbaikan ketepatan dalam pemesanan, pengiriman, dan penerimaan barang, dan (6) Pengurangan biaya tenaga kerja (labour cost).

Berkaitan dengan implementasi Just-in-time (JIT) yang sering diperbincangkan merupakan salah satu usaha guna memperoleh keunggulan kompetitif, EDI juga dapat memberikan apa yang ada didalam JIT yaitu : Dengan implementasi EDI, maka akan diperoleh pengendalian terhadap persediaan, mengarahkan orientasi kepada kualitas suatu produk serta meningkatkan efisiensi tenaga kerja. Contoh konkrit dengan implementasi EDI dapat meningkatkan kegiatan yang dilakukan dalam JIT diantaranya adalah: EDI dapat memperlancar siklus transaksi pembelian dalam sistem manajemen persediaan. Dalam implementasi EDI, pihak pembeli dan penjual bisa berkomunikasi secara langsung melalui komputer, disaat pembeli melakukan entry pemesanan pembelian yang berisi tentang informasi kuantitas, kualitas, harga dan spesifikasi lainnya, dan saat itu pula penjual dapat menerima apa yang diminta oleh pembeli, dengan demikian transaksi pembelian akan segera terlaksana dengan meniadakan dokumen dan dalam waktu yang singkat, serta pengurangan tenaga pelaksana, hal ini terjadi karena setelah menggunakan EDI tidak perlu lagi dibutuhkannya tenaga untuk mengirim dokumen kepada penjual dan operator transaksi berkurang sehingga efisiensi tenaga kerja tercapai. Dilain pihak dengan adanya EDI penjual akan mengetahui skedul produksi yang dilakukan oleh pembeli dan posisi persediaan yang ada digudang, sehingga pihak penjual akan mengetahui kapan pengiriman persediaan akan dilakukan. Dalam kondisi seperti ini dapat diharapkan posisi persediaan yang ada di gudang tidak akan mengalami jumlah persediaan yang terlalu banyak atau sampai kehabisan persediaan. Hal ini sesuai dengan prinsip JIT yaitu meniadakan atau meminimalkan persediaan sehingga biaya untuk pemeliharaan persediaan bisa ditiadakan.

Kendala-kendala yang dihadapi EDI

Terlepas dari keunggulan-keunggulan EDI yang dikemukakan diatas, EDI itu sendiri masih memiliki beberapa kendala didalam implementasinya yaitu : (1) Tidak adanya standar global, sampai saat ini belum ada standar tunggal yang berlaku secara umum. Namun, nampaknya pemakai EDI ingin membentuk standar internasional EDI, dan standar yang terbentuk diantaranya adalah American National Standart Institute X.12 (ANSI X.12), standar ini umumnya dipakai oleh perusahaan-perusahaan Amerika, dan Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport (EDIFACT), standar ini sebagian besar dipakai oleh pemakai EDI di dunia. Selain dua standar tersebut, penjual sistem EDI juga melayani standar EDI untuk kepentingan tertentu (DISA, 1990). (2) Mahalnya biaya implemenrtasi EDI, hal ini terjadi karena mahalnya biaya hardware, software, fasilitas telekomunikasi ditambah lagi dengan biaya tenaga yang trampil dari penggunaan EDI ini. (3) Dual system atau implementasi yang setengah-setengah, hal ini terjadi karena faktor sarana network yang relatif mahal dan sedikitnya pemakai EDI. Sehingga perusahaan yang menggunakan EDI, masih harus tetap menggunakan system manualnya, kondisi yang seperti ini akan menimbulkan kebosanan bagi operatornya karena harus menangani kedua sistem tersebut. (4) Hambatan budaya, hal ini bisa terjadi karena adanya perbedaan bahasa, nasionalisme dan budaya-budaya lainnya sehingga menghambat pelaksanaan EDI didalam pengiriman data antar negara. Dan (5) Kesulitan mengenai faktor manusia, ada dua kemungkinan sikap manusia didalam mengahadapi adanya perubahan teknologi yaitu akan bersikap positif atau negatif. Sikap

positif, dengan adanya perubahan teknologi akan terdorong untuk semakin meningkatkan kemampuannya didalam teknologi yang baru didapat tersebut, dan hal ini merupakan tantangan baginya untuk memanfaatkan kesempatan didalam memperoleh prestasi. Sedangkan yang bersikap negatif, dengan adanya teknologi beranggapan bahwa kondisi seperti ini akan mengenyampingkan posisi dia atau terpaksa harus belajar lagi, dan hal ini merupakan penghalang atau hambatan baginya.

Terlepas dari kelemahan tersebut diatas, sebetulnya EDI akan lebih bermanfaat lagi apabila dilakukan integrasi secara global yaitu antara EDI, e-mail dan arus kerja yang terjadi. Namun Sammet (1993) mengungkapkan integrasi global antara EDI, e-mail dan arus kerja yang terjadi hanyalah ada dalam teori dan tidak pernah ada dalam produk nyata, Sammet juga menyarankan untuk menyelesaikan integrasi global ini ada tiga hal yang harus dilakukan yaitu: (1) Ciptakan standar yang sesuai, (2) Menggabungkan produk baru kedalam standar tersebut, dan (3) Sadar terhadap produk yang ada dan yang mereka kerjakan.

Berdasarkan uraian diatas mengenai keunggulan-keunggulan maupun kendala-kendala yang dimiliki EDI, alangkah baiknya didalam mempertimbangkan implementasi EDI sebagai strategi guna memperoleh keunggulan kompetitif tidak hanya mempertimbangkan investasi awalnya saja, tetapi perlu juga mempertimbangkan biaya pemeliharaan dan operasinya, karena hal ini tidak terlepas dengan pihak ketiga yang terlibat dalam transaksi EDI tersebut.

Di satu pihak EDI akan memberikan manfaat yang cukup banyak diantaranya adalah penghematan biaya-biaya yaitu biaya pembelian, biaya dokumentasi maupun biaya tenaga kerja atau pengehematan waktu, sedangkan dilain pihak implementasi memerlukan biaya yang tidak sedikit. Bertitik tolak dari kondisi ini semua, apakah perusahaan perlu mengimplementasikan EDI atau tidak, hal ini tergantung pada pada kondisi perusahaan didalam mempertimbangkan antara biaya dan manfaat yang akan diperoleh dari implementasi EDI tersebut.

Namun demikian agar bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan, Skagen (1989) mengemukakan beberapa pendapat yang berkenaan dengan pertimbangan ini yaitu: (1) Bila EDI diintegrasikan dengan accounting system intern perusahaan atau internal aplication system, maka EDI akan memberikan manfaat yang dapat dijustifikasi dengan nilai investasi awalnya, (2) Sering sekali payback on the invesment dicapai bila aplikasi internal yang penting (material management, inventory control, accounts payable/receivable, dan sejenisnya) dikaitkan dengan aplikasi internal partner bisnis, (3) Payback period-nya mungkin akan laba, (4) Manfaat tidak langsung berupa strategic dan partnership benefits akan dirasakan.

Berdasarkan uraian diatas dan apabila dikaitkan dengan kondisi bisnis yang ada di Indonesia perlu juga ditambah beberapa pertimbangan lain, diantanya adalah komunikasi yang ada, budaya manusia secara umum dan tingkat teknologi yang berkembang di Indonesia. Dengan kata lain guna mempertimbangkan implementasi EDI di Indonesia tidak hanya mempertimbangkan teknologinya saja, tetapi perlu diperhatikan pula tentang budaya dan konteks sosial yang ada di Indonesia.

Implementasi EDI di Indonesia

Data Interchange Standart Association, Inc. / DISA dalam Spring 1991, mengin-formasikan bahwa pemakai EDI dari tahun ke tahun berkembang cepat. Sampai tahun 1991, ada kurang lebih 10.000 pemakai EDI di daerah Amerika Utara, Kawasan Pasifik dan Eropa. Hal ini diperkuat oleh Hwang et. al. 1993, yang melaporkan bahwa jumlah pemakai EDI hingga akhir 1992 meningkat hingga menjadi 25.000, dari informasi ini ternyata pemakai EDI berkembang dengan pesatnya.

Di Indonesia, lembaga yang akan melakukan implementasi EDI adalah Ditjen Bea & Cukai yang dijalankan sejak tanggal 1 April 1997 bersamaan dengan diberlakukannya UU No. 10 Tahun 1995 tentang kepabeanan. Keunggulan yang diharapkan dengan adanya EDI oleh pihak Bea & Cukai adalah : (1) Penyampaian atau penerimaan informasi (dokumen) yang semakin cepat sehingga pelayanan dapat segera diperoleh tanpa perlu datang ke kantor pabean, (2) Mengurangi pemakaian kertas (paperless), (3) Meningkatkan kualitas pelayanan yang lebih baik, (4) Mencegah kemungkinan terjadinya kolusi antara petugas bea cukai dengan kalangan importir atau pengguna jasa lainnya.

Sedangkan standar yang dipakai dalam sistem EDI kepabean adalah mengacu kepada standar UN/EDIFACT. Pihak Bea Cukai didalam melaksanakan sistem EDInya hanya melibatkan beberapa pihak saja atau dengan kata lain tipe aplikasi yang digunakan masih dalam bentuk simple system, atau yang terlibat dalam program tersebut hanya terfokus pada aktivitas kepabeanan saja, sementara pihak lain yang juga berperanan dalam kelancaran sistem EDI tidak terintegrasi. Jadi dengan adanya sistem EDI ini, proses pengurusan dokumentasi akan semakin cepat bahkan berdasarkan uji coba yang telah dilakukan, pengurusan dokumen tersebut hanya membutuhkan waktu lima menit. Namun semua ini tidak akan banyak berarti apabila pihak lain tidak begitu mendukung, misalnya dari unsur pelabuhan atau pihak bandara.

KESIMPULAN

Kondisi lingkungan ekonomi yang semakin kompetitif, perusahaan dituntut agar selalu mengikuti perkembangan teknologi informasi yang canggih, hal ini dilakukan agar perusahaan dapat memperoleh keunggulan kompetitif atau paling tidak dapat bertahan pada kondisi yang menguntungkan. Salah satu teknologi yang dapat diterapkan guna memperoleh keunggulan tersebut adalah EDI.

EDI adalah pertukaran informasi bisnis secara elektronik dari komputer ke komputer, dalam format terstruktur, dan dilakukan diantara partner bisnis (Ferguson et. al 1990). Ada dua tipe aplikasi EDI yaitu tipe simple system dan integrated system, perbedaan kedua tipe tersebut berkaitan dengan integrasi didalam penyusunan programnya. Sedangkan sarana yang diperlukan EDI adalah perangkat keras (hardware), translation software/transaction converter, mail box facilities dan pedoman prosedur untuk implementasi.

EDI dapat dipakai sebagai suatu strategi karena dengan adanya EDI strategi cost leadership dapat dipenuhi, keungulan-keunggulan yang dimiliki EDI diantaranya adalah : (1) Menghemat biaya pembelian, (2) Menghemat biaya dokumentasi, (3) Menghemat waktu, (4) Menghemat biaya tenaga kerja dan (5) Mempercepat proses transaksi pembelian dan mengendalikan manajemen persediaan. Sedangkan beberapa kendala yang dihadapi implementasi diantaranya adalah : (1) Tidak adanya standar global tunggal, (2) Mahalnya biaya implementasi, (3) Dual system, (4) Hambatan budaya dan (5) Kesulitan yang berkaitan dengan faktor manusia.

Terlepas dari keunggulan dan kendala yang dimiliki EDI, guna mempertimbangkan implementasi EDI, hal utama yang perlu dipertimbangkan adalah keputusan mengenai perbandingan antara biaya dan manfaat yang akan diberikan EDI itu sendiri.